Episodio #97: Digitalización de los procesos documentales en el concesionario

¿Cuánto cuesta en tiempo una gestión documental de una venta de coche? ¿Es distinto entre VN y VO? ¿Y en la Postventa? ¿Cuánto se puede optimizar un proceso documental dentro de un concesionario? ¿Cuántas horas supone al final de un año? ¿Qué hay que hacer para conseguirlo? Con José Antonio Quiroga de DF Server tratamos estos temas relativos a la digitalización de los procesos documentales dentro de un concesionario.

Hay todo un conjunto de procesos documentales dentro de un concesionario que comporta el hecho de operar el negocio. 

José Antonio Quiroga, CEO y CoFundador de la empresa DF Server conoce bien este mundo y su impacto en la concesión. Con él hemos repasado todo lo relativo a las oportunidades que tiene un concesionario de ir arañando minutos (no pocos) por cada paso, por cada operación relacionada con la venta, con la postventa, con procesos dentro de contabilidad y administración y dentro también del área de recursos humanos del concesionario.

En todos ellos la digitalización de los procesos documentales bien ejecutada y llevada a cabo comporta ahorros de tiempo que permiten al concesionario que los aborda el poder generar excedente de tiempo que puede ser usado para atender mejor a los clientes finales, para reducir incidencias que roban tiempo, para aumentar el margen neto de la empresa.

El episodio está pensado para gerentes de concesionarios y responsables de áreas dentro de un concesionario, así como directivas y directivos del área contable de la concesión.

Ideas destacadas del episodio:

• La digitalización de los procesos documentales en las concesionarias de automóviles es crucial para mejorar la eficiencia, reducir los costos y aumentar la satisfacción del cliente, posicionando plataformas como DF Server como líderes en esta transformación.
• La digitalización de procesos documentales en concesionarios ahorra un 50% del tiempo en cada proceso, permitiendo dedicar 25.000 horas de personal (equivalente a 3,5 años de trabajo) a mejorar el servicio al cliente y aumentar el margen neto.
• DF Server, segunda empresa en España en obtener certificación de la autoridad fiscal para digitalizar documentos en 2008, revolucionó el sector permitiendo la destrucción de facturas físicas y su sustitución por versiones digitales.
• La digitalización proporciona indicadores clave de rendimiento (KPIs) como el tiempo medio de entrega de vehículos en stock, permitiendo a los concesionarios medir y mejorar sus procesos administrativos.
• La automatización de procesos documentales en concesionarios cubre áreas como ventas, posventa, contabilidad, administración y RRHH, permitiendo centralizar tareas y mejorar la eficiencia.
• En el proceso de posventa, el 90% de los documentos son digitales, incluyendo firmas digitales y la opción para los clientes de recibir documentos por correo electrónico o impresión.
• DF Server ha optimizado procesos para 15-20 clientes en los últimos 1,5 años, logrando un ahorro del 60% del tiempo en procesos de posventa y una mejora del 80% en la automatización de procesos.
• DF Server proporciona una solución del 90% para las necesidades de gestión documental de un concesionario, cubriendo gastos de viaje, ubicaciones múltiples, extensiones de garantía y gestión de empleados.
• La decisión de digitalizar procesos documentales debe ser tomada por la dirección y los departamentos, con objetivos claros y enfoque en el retorno de la inversión.
• El director de transformación digital puede coordinar estrategias entre departamentos, pero son los jefes de departamento quienes están mejor equipados para analizar datos y optimizar cada área individualmente para mejorar la eficiencia.
  

Segmentos destacados del episodio:

• 00:00 📄 José Antonio Quiroga analiza la digitalización de los procesos documentales en los concesionarios de automóviles, destacando el recorrido de DF Server para convertirse en una plataforma de digitalización líder y certificada en España.
  • José Antonio Quiroga, director ejecutivo de DF Server, comparte conocimientos y experiencias sobre la digitalización de procesos documentales en concesionarios.
  • En 2006, la empresa lanzó DF Server para una oficina sin papeles, y para 2008, se convirtió en el segundo software en España en recibir la aprobación de la agencia tributaria para plataformas de digitalización certificada.
  • La aprobación para reemplazar facturas físicas con documentos electrónicos permitió a la empresa eliminar la necesidad de almacenamiento físico, facilitando una transición a una oficina sin papeles y ampliando sus oportunidades comerciales.
• 06:18 La digitalización es esencial para que los concesionarios mejoren la eficiencia, reduzcan los costos y sigan siendo competitivos, a pesar de los desafíos en el cambio de metodologías de trabajo.
  • Las empresas de todos los tamaños, especialmente las PYME, deben someterse a la digitalización para seguir siendo competitivas en el mercado actual.
  • La digitalización de los procesos documentales en concesionarios requiere un enfoque integral en todas las áreas funcionales, enfatizando la importancia de la toma de decisiones basada en datos para el éxito.
  • La digitalización de los procesos a menudo enfrenta desafíos debido a la resistencia a cambiar las metodologías de trabajo y el entorno de toma de decisiones.
  • La digitalización en concesionarios conduce a ahorros significativos en costos de impresión y archivo, lo que permite reinvertir el tiempo en tareas más productivas, ya que archivar papeles no se considera productivo.
  • La digitalización de los procesos documentales en concesionarios ahorra significativamente tiempo en varios departamentos, mejorando la eficiencia y centralizando las operaciones.
• 13:40 La digitalización en los concesionarios ha reducido a la mitad el tiempo de gestión de archivos, ha optimizado los procesos de ventas y ha automatizado más del 50% de la entrada manual de datos, mejorando significativamente la eficiencia y la rentabilidad.
  • Se logran mejoras significativas en la eficiencia del proceso de ventas a través de la documentación digital, lo que permite alertas oportunas para retrasos y archivo automático de los documentos proporcionados por el cliente.
  • Automatizar la recopilación de datos y la firma de documentos en concesionarios mejora la eficiencia al eliminar la entrada manual y garantizar la validez legal a través de firmas biométricas remotas.
• 21:01 Digitalizar los procesos documentales en concesionarios aumenta la eficiencia, ahorra horas de personal y requiere capacitación para una adopción efectiva de herramientas digitales.
  • La tecnología de captura de texto manuscrito muestra una precisión impresionante, mejorando significativamente la eficiencia del procesamiento de datos en la gestión de documentos.
  • Centralizar recursos y digitalizar la documentación puede mejorar significativamente la eficiencia en los procesos, como lo demuestran los beneficios potenciales de la externalización de la gestión de archivos para clientes de alto volumen.
  • La digitalización en el lugar de trabajo ha destacado la necesidad del teletrabajo y el acceso a la información, revelando la necesidad de una estrategia clara y una formación para superar la resistencia al cambio.
  • Capacitar a las personas para que utilicen herramientas digitales como el correo electrónico y WhatsApp mejora su acceso a la información y fomenta la adopción de procesos digitales.
• 27:30 Digitalizar los procesos de documentos en concesionarios mejora la satisfacción del cliente, simplifica las transacciones y mejora la eficiencia al mismo tiempo que garantiza el cumplimiento del GDPR.
  • Invertir en la satisfacción del cliente es crucial para que los concesionarios aseguren un negocio repetido y permanezcan competitivos.
  • Los procesos de ventas y posventa en concesionarios se benefician de un módulo de archivo unificado, que simplifica numerosas transacciones y pasos de documentación.
  • El proceso de recepción de vehículos se simplifica a través de firmas digitales y gestión de documentos automatizada, lo que permite a los clientes elegir entre recibir copias por correo electrónico o impresas, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento del GDPR.
• 32:16 La digitalización de los procesos de concesionarios mejora la eficiencia y ahorra tiempo, particularmente en las ventas posteriores y la administración, con una implementación por fases que conduce a una optimización más rápida y a una gestión automatizada de facturas.
  • La digitalización de los procesos documentales en talleres puede optimizar las operaciones en tres meses para un programa piloto, con una implementación más rápida en otras concesiones, que suele completarse en uno o dos años, dependiendo del ritmo de la organización.
  • La digitalización de los procesos documentales en la administración y la contabilidad se facilita al recibir el 80-90% de las facturas en formato digital, mientras que las facturas físicas restantes deben escanearse y almacenarse en un repositorio digital unificado.
  • El proceso de digitalización de la gestión de facturas implica identificar al emisor y receptor fiscal para firmas digitales, automatizar aprobaciones e implementar una autovalidación fija para una mayor eficiencia.
  • Las facturas dentro de un rango de costo normal pueden ser validadas automáticamente a través de la integración con las principales plataformas de mercado para garantizar la precisión y la coherencia en la documentación.
• 38:37 Integrar la gestión de documentos en concesionarios automatiza los procesos, reduce los costos y mejora el acceso de los clientes y empleados a la información, al mismo tiempo que garantiza la precisión.
  • El objetivo era reducir los costos implementando un sistema de reconocimiento automático de facturas que logre al menos un 90% de confiabilidad, haciendo que el proceso de digitalización sea eficiente.
  • Automatizar la integración de los datos de factura en el flujo de DMS simplifica los procesos contables y mejora el acceso del cliente a los documentos, al mismo tiempo que garantiza la validación humana para la precisión.
  • DF Server ofrece una solución integral de gestión de documentos para concesiones, abordando diversas necesidades como la nómina, gastos de viaje, multas y extensiones de garantía a través de un portal para empleados.
  • Un portal de empleados mejora la transparencia y la comunicación al proporcionar acceso a información privada y común, capacitación y procesos individuales, mejorando las relaciones laborales y la imagen de la empresa.
• 44:05 Los distribuidores deben priorizar la transformación digital y la optimización de procesos para mejorar la eficiencia y la rentabilidad.
  • Los distribuidores necesitan una persona dedicada para analizar el ahorro de tiempo y optimizar las operaciones en todas las áreas funcionales para mejorar la eficiencia y aprovechar las oportunidades.
  • El papel de un director de transformación digital es esencial para establecer estrategias, pero los gerentes de área son cruciales para implementar y mejorar eficazmente estos procesos.
  • Se enfatiza la importancia de analizar los tiempos de entrega y mejorar los procesos en concesionarios, destacando una diferencia significativa en los tiempos de entrega promedio y la eficacia de las firmas digitales.
  • Promover la digitalización y optimizar la eficiencia departamental es crucial para la supervivencia y rentabilidad de los concesionarios.