Episodio #137: Oportunidades de mejora en Gestión Documental

¿Cuál es la diferencia real entre digitalizar y automatizar, y por qué tanta gente del sector cree que ya ha hecho lo segundo cuando solo ha hecho lo primero? Dos horas ahorradas por expediente de venta: ¿en qué se está invirtiendo ese tiempo en los concesionarios que ya han automatizado el proceso? ¿Qué pasa cuando se automatiza un proceso que estaba mal diseñado desde el principio, y cómo se detecta ese problema antes de empezar?  ¿Qué departamento del concesionario tiene más que ganar con la automatización documental y cuál suele ser el más resistente al cambio?

El sector de la automoción es uno de los más burocratizados que existen. Cada venta implica contratos, mandatos, matriculación, seguros y una cadena de documentos que pasa por varios departamentos antes de cerrar el expediente. Y sin embargo, muchos concesionarios y compraventas siguen gestionando buena parte de ese proceso de forma manual. En este episodio hablamos con Sònia Fandos, Product Manager, Iolanda Milan, Directora de Operaciones, y Víctor Castelló, Responsable Comercial de Diggicar, para poner sobre la mesa una distinción que el sector necesita tener clara: digitalizar no es lo mismo que automatizar.

Diggicar lleva desde 2018 trabajando con concesionarios y grupos de automoción. Sus dos módulos principales lo dicen todo sobre dónde están los mayores cuellos de botella del sector: la gestión de facturas de proveedores, y los expedientes de venta del vehículo. 

La conversación se pone especialmente interesante cuando aborda el impacto real de la IA en este ámbito. Sònia explica cómo la incorporación de inteligencia artificial al procesamiento de facturas no solo ha reducido errores y acelerado tiempos, sino que ha permitido bajar las tarifas al cliente en un 50% mientras mejora la fiabilidad de la solución. Pero también plantean algo que pocas empresas del sector se atreven a decir en voz alta: automatizar un proceso mal diseñado solo sirve para cometer los mismos errores más rápido.

El episodio cierra con una reflexión sobre el ritmo al que avanza la IA y el reto que eso supone para cualquier empresa de software: desarrollar un producto que ya puede quedarse obsoleto antes de estar listo. 

Una conversación honesta, práctica y muy útil para cualquier responsable de operaciones o gerente de concesionario que quiera entender por dónde empezar.

Ideas destacadas del episodio:

• La digitalización y la automatización, particularmente a través del uso de la IA, están transformando la industria de la automoción al aumentar la eficiencia, reducir los costos y optimizar los flujos de trabajo, aunque el sector todavía está rezagado en el avance digital.
• Diggicar, es una solución de gestión documental para el sector automoción, ha sido implementada en más de 800 centros desde 2018, logrando 80% de ahorro de tiempo en gestión de facturas y 2 horas por expediente de venta mediante procesos digitales automatizados.
• La digitalización por sí sola no es suficiente, la verdadera automatización implica optimizar tareas repetitivas y manuales, adaptando la solución a procesos específicos del cliente más allá de simplemente almacenar documentos digitales en carpetas.
• La automatización permite extraer datos de documentos para almacenamiento en bases de datos y análisis, notificar automáticamente a personas relevantes para validación y solicitar documentación adicional del cliente, reduciendo la dependencia de intercambios manuales por email.
• Diggicar se integra con los principales proveedores de DMS de automoción mediante conexiones bidireccionales avanzadas que permiten lectura y escritura de datos, sin haber encontrado clientes sin DMS ya que es esencial para operaciones de concesionarios y grupos.
• La IA automatiza el procesamiento de facturas con baja tasa de error, reduciendo 80% del tiempo en gestión manual y permitiendo invertir en mejora de calidad, políticas de fidelización y campañas de marca que generan ventas directas y monetización.
• La IA reduce costos operacionales, permitiendo 50% menos en tarifas al cliente, beneficiando comercialmente tanto a la empresa como a clientes mientras mejora confiabilidad y potencia de la solución de software.
• La IA automatiza lectura de facturas con formatos variados de múltiples proveedores, eliminando necesidad de validación manual extensiva y proporcionando datos más rápidos y mejor formateados a los clientes.
• La IA permite procesamiento de documentos más rápido y preciso, facilitando una implementación rápida de campañas de marca que generan ventas y monetización directa, que de otro modo se retrasarían por limitaciones de tiempo.
• La IA reduce tiempo en procesamiento manual de facturas, permitiendo a clientes enfocarse en actividades de mayor valor como mejorar políticas de calidad, potenciar fidelización de clientes y monetizar oportunidades presentadas por la marca.
• El sector automoción está altamente burocratizado, con cada venta involucrando documentación extensa como contratos, mandatos, matriculación y seguros, a diferencia de otros sectores donde no se requiere papeleo detallado por transacción.
• El sector automoción enfrenta desafíos en digitalización y automatización debido a documentación extensa y procesos burocráticos en cada actividad de venta y post-venta, a diferencia de otros sectores con requisitos más simples

Segmentos destacados del episodio:

• 00:00 Diggicar habla sobre la digitalización en la gestión de documentos, compartiendo sus 8 años de experiencia en el sector automoción y resultados satisfactorios con más de 800 centros.
• 04:24 Diggicar automatiza la gestión de documentos para clientes del sector automoción, reduciendo el trabajo manual mediante la integración con sistemas DMS y racionalizando el procesamiento de facturas y archivos de ventas.
  • El sistema gestiona las facturas de los proveedores automatizando la extracción de datos, haciendo coincidir las facturas con las notas de entrega y contabilizándolas, lo que reduce el tiempo de procesamiento manual en aproximadamente un 80%.
  • El módulo de archivo de ventas digitales ahorra alrededor de 2 horas por archivo al automatizar el proceso, lo que permite al personal invertir ese tiempo en más ventas.
  • Diggicar automatiza los procesos de gestión de documentos para ayudar a los clientes a completar tareas más rápidamente, reduciendo el trabajo manual repetitivo.
  • Los clientes del sector automoción suelen tener un sistema DMS, y Diggicar ha establecido integraciones bidireccionales avanzadas con los principales actores de DMS para facilitar interacciones fluidas.
• 09:15 La digitalización y la automatización a menudo se confunden, pero la verdadera digitalización implica más que simplemente almacenar documentos de forma digital, requiere extraer datos, automatizar procesos e integrarlos para generar información.
  • La digitalización y la automatización son conceptos distintos, donde la digitalización a menudo se reclama pero no se aplica, mientras que la automatización implica el uso de la tecnología para agilizar los procesos, como lo ilustran los diferentes niveles de integración con los clientes.
  • El objetivo de la empresa era ayudar a digitalizar las empresas proporcionando las herramientas necesarias, pero han encontrado que algunas personas afirman estar ya digitalizadas a pesar de potencialmente no estarlo.
  • La digitalización no es solo almacenar documentos de forma digital, sino también extraer datos, automatizar procesos e integrarlos en una base de datos para generar información y agilizar los flujos de trabajo.
• 13:03 El sector automoción está cambiando su enfoque de la digitalización a la automatización con IA para agregar valor y aumentar la eficiencia, particularmente con una nueva generación que se hace cargo de las empresas familiares.
  • La digitalización no es suficiente, el enfoque debe estar en automatizar los procesos con la ayuda de la IA para agregar valor, particularmente en el sector automoción que opera con bajos márgenes.
  • Algunos sectores, como el automoción, han realizado mejoras digitales significativas, con cambios notables en la calidad de las áreas digitales y de los profesionales en los últimos años.
  • El sector automoción, dominado por empresas familiares, está experimentando un cambio generacional hacia la digitalización y la automatización, impulsado por nuevas ideas e iniciativas de las generaciones más jóvenes.
  • La empresa mide el impacto de su solución en los clientes cuantificando el tiempo ahorrado, específicamente 2 horas por archivo de ventas, para demostrar el valor económico de la inversión.
  • Al recuperar 2 horas por vehículo vendido por año, las empresas pueden convertir las ventas reactivas en proactivas y reinvertir el tiempo ahorrado en políticas de calidad, fidelidad del cliente y oportunidades de monetización.
  • El producto de la empresa se puede adaptar a diferentes flujos de trabajo y casos de los clientes, y las mejoras continuas y los comentarios de los clientes permiten que maneje diversos escenarios.
• 21:00 Las empresas optimizan la gestión de facturas de proveedores a través de la automatización y la inteligencia artificial (IA), agilizando los procesos, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
  • Las empresas a menudo tienen ineficiencias en la gestión de las facturas de los proveedores, que pueden optimizarse en gran medida mediante la automatización, lo que conduce a importantes ahorros de tiempo y resultados rápidos e impactantes.
  • Implementar un sistema para gestionar las facturas de los proveedores y los archivos comerciales puede conducir a mejoras rápidas, particularmente en la administración y la contabilidad, al agilizar la recopilación de documentos y permitir un pago más rápido y un registro de vehículos.
  • La empresa aplica inteligencia artificial para extraer automáticamente datos de documentos, como facturas, para entregarlos rápidamente a los clientes en un formato utilizable.
  • Aplicar inteligencia artificial a su producto ha mejorado su solución, reducido los costos de explotación y disminuido las tarifas para los clientes, beneficiando en última instancia tanto a la empresa como a los clientes.
• 28:14 El sector automoción está rezagado en el avance digital debido a la complejidad y la burocracia, pero se espera que la integración de la IA tenga un impacto significativo, con aplicaciones ya en uso y más potencial por explotar.
  • El sector automoción está fuertemente burocratizado, y cada proceso de venta y postventa implica una gran cantidad de documentación y complejas tareas administrativas.
  • Se espera que la integración de la IA en el sector automoción tenga un impacto significativo, con algunas aplicaciones ya en uso, como la calificación de prospectos y el análisis de sentimiento, pero su potencial completo aún no se ha explotado.
  • La rápida evolución de la tecnología, particularmente en inteligencia artificial, ha provocado el cambio más significativo en los últimos 30 años, superando avances anteriores en un plazo de tiempo comprimido.
• 36:01 La rápida evolución de la IA está haciendo que sea difícil desarrollar y adaptar productos antes de que se vuelvan obsoletos.
  • La rápida evolución de la tecnología, acelerada por la introducción de 3G, teléfonos inteligentes y aplicaciones, ha sido aún más acelerada por la inteligencia artificial, lo que hace que sea difícil desarrollar y adaptar productos antes de que se vuelvan obsoletos.
  • El ritmo acelerado de la innovación de la IA hace que sea difícil desarrollar y lanzar productos antes de que queden obsoletos debido a capacidades de IA más nuevas y avanzadas.
  • Se está inseguro sobre el futuro del desarrollo de la IA, cuestionando si continuará avanzando y en qué medida, dado que las herramientas actuales como ChatGPT parecen estar perdiendo eficacia.
  • El desafío es que los rápidos avances en IA hacen que sea difícil desarrollar y amortizar productos de software antes de que se vuelvan obsoletos.