Episodio #137: Oportunidades de mejora en Gestión Documental

¿Cuál es la diferencia real entre digitalizar y automatizar, y por qué tanta gente del sector cree que ya ha hecho lo segundo cuando solo ha hecho lo primero? Dos horas ahorradas por expediente de venta: ¿en qué se está invirtiendo ese tiempo en los concesionarios que ya han automatizado el proceso? ¿Qué pasa cuando se automatiza un proceso que estaba mal diseñado desde el principio, y cómo se detecta ese problema antes de empezar?  ¿Qué departamento del concesionario tiene más que ganar con la automatización documental y cuál suele ser el más resistente al cambio?

El sector de la automoción es uno de los más burocratizados que existen. Cada venta implica contratos, mandatos, matriculación, seguros y una cadena de documentos que pasa por varios departamentos antes de cerrar el expediente. Y sin embargo, muchos concesionarios y compraventas siguen gestionando buena parte de ese proceso de forma manual. En este episodio hablamos con Sònia Fandos, Product Manager, Iolanda Milan, Directora de Operaciones, y Víctor Castelló, Responsable Comercial de Diggicar, para poner sobre la mesa una distinción que el sector necesita tener clara: digitalizar no es lo mismo que automatizar.

Diggicar lleva desde 2018 trabajando con concesionarios y grupos de automoción. Sus dos módulos principales lo dicen todo sobre dónde están los mayores cuellos de botella del sector: la gestión de facturas de proveedores, y los expedientes de venta del vehículo. 

La conversación se pone especialmente interesante cuando aborda el impacto real de la IA en este ámbito. Sònia explica cómo la incorporación de inteligencia artificial al procesamiento de facturas no solo ha reducido errores y acelerado tiempos, sino que ha permitido bajar las tarifas al cliente en un 50% mientras mejora la fiabilidad de la solución. Pero también plantean algo que pocas empresas del sector se atreven a decir en voz alta: automatizar un proceso mal diseñado solo sirve para cometer los mismos errores más rápido.

El episodio cierra con una reflexión sobre el ritmo al que avanza la IA y el reto que eso supone para cualquier empresa de software: desarrollar un producto que ya puede quedarse obsoleto antes de estar listo. 

Una conversación honesta, práctica y muy útil para cualquier responsable de operaciones o gerente de concesionario que quiera entender por dónde empezar.